Assistant(e) Admin vs. Expert-Comptable : clarification des rôles et des limites

Dans le monde professionnel, il est fréquent de confondre les rôles d'une assistante administrative et d'un expert-comptable. Bien que les deux professions soient essentielles au bon fonctionnement d'une entreprise, leurs domaines de compétences et leurs responsabilités diffèrent considérablement. Cet article vise à clarifier ces distinctions, en mettant particulièrement l'accent sur les limites légales des assistantes administratives indépendantes en matière de travaux comptables.

Les missions clés de l'Assistante Administrative

L'assistante administrative est le pilier de l'organisation d'une entreprise. Ses missions principales incluent :

• Gestion administrative quotidienne : traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques, organisation des rendez-vous, classement et archivage des documents.
• Support logistique : organisation des déplacements, gestion des fournitures de bureau, préparation des réunions.
• Communication : rédaction de courriers, de comptes rendus, de présentations, diffusion d'informations.
• Suivi administratif : gestion des contrats, suivi des factures, relances clients, gestion des notes de frais.
• Accueil : accueil des visiteurs, gestion des salles de réunion, organisation d'événements.

L'assistante administrative est donc une professionnelle polyvalente, dotée d'excellentes compétences organisationnelles et relationnelles.

L'Expert-comptable : maître des chiffres et du droit fiscal

L'expert-comptable, quant à lui, est un professionnel hautement qualifié, spécialisé dans la gestion comptable et fiscale. Ses missions principales incluent :

• Tenue de la comptabilité : enregistrement des opérations comptables, établissement des bilans et comptes de résultats.
• Conseil fiscal : optimisation de la fiscalité de l'entreprise, établissement des déclarations fiscales.
• Audit comptable et financier : contrôle des comptes, analyse de la santé financière de l'entreprise.
• Conseil en gestion : accompagnement des entreprises dans leurs décisions stratégiques, élaboration de prévisions financières.
• Droit des sociétés : accompagnement juridique dans la création, la gestion et la transmission d'entreprises.

L'expert-comptable est donc un professionnel indispensable pour assurer la conformité légale et la pérennité financière d'une entreprise.

Les limites légales des assistantes administratives indépendantes en matière de comptabilité

Il est crucial de bien comprendre les limites des compétences d'une assistante administrative indépendante, surtout en ce qui concerne les travaux comptables.

• Travaux comptables réservés aux experts-comptables :
  • La tenue complète de la comptabilité, l'établissement des bilans et des comptes de résultats, ainsi que les déclarations fiscales, sont des activités strictement réservées aux experts-comptables inscrits à l'Ordre des experts-comptables.
  • L'article 2 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 précise que le conseil fiscal spécialisé doit être laissé aux professionnels agréés. 
  • L'Article 22 de l'Ordonnance n° 45-2138, indique que l'établissement du bilan est réservé aux experts comptables.
  • Conformément à l'Article L821-1 du Code de commerce, les révisions et certifications des comptes exigent une qualification spécifique en comptabilité.
• Tâches autorisées :
  • Les assistantes administratives peuvent effectuer des tâches de préparation et de saisie de données, telles que le rapprochement bancaire, la saisie de factures, ou la préparation de documents pour l'expert-comptable.
  • Le rapprochement bancaire est davantage perçu comme une tâche administrative visant à vérifier la correspondance des écritures bancaires avec les comptes de l'entreprise.
• Tâches interdites :
  • La saisie d'écritures comptables complexes, l'établissement des déclarations fiscales, et toute forme de conseil en matière de comptabilité ou de fiscalité sont interdits.

Sanctions encourues en cas d'exercice illégal de la profession d'expert-comptable

• Sanctions pénales :
  • L'exercice illégal de la profession d'expert-comptable est passible de sanctions pénales, pouvant inclure des amendes et des peines de prison.
  • Les conséquences de l'exercice illégal de la comptabilité, telles que définies par l'Article L433-17 du Code pénal, peuvent être sévères, incluant des amendes et des peines de prison.  
     
• Risques pour l'entreprise cliente :
  • L'entreprise qui fait appel à une assistante administrative pour des travaux comptables réservés aux experts-comptables s'expose également à des risques, notamment en cas d'erreurs dans les comptes ou de non-conformité avec la législation fiscale.
  • Non-obtention du bilan annuel malgré le paiement d'honoraires, Absence de déclarations fiscales, entraînant des pénalités ou majorations, Remise de fichiers comptables inexploitables, Problèmes de cotisations sociales ou déclarations Urssaf mal réalisées, provoquant des régularisations coûteuses.
• Sanctions professionnelles :
  • L'assistante administrative qui exerce illégalement la profession d'expert-comptable peut se voir interdire d'exercer.

Conclusion

Il est crucial de respecter scrupuleusement les limites légales de chaque profession pour éviter tout problème juridique. L'assistante administrative est essentielle pour assurer le bon fonctionnement administratif, tandis que l'expert-comptable est indispensable pour garantir la santé financière et la conformité légale.